Etes-vous prêt à mieux tirer profit d’Outlook ?

Outlook : un simple outil de Messagerie et d’Agenda ?

Nous utilisons quasiment tous Outlook dans notre quotidien professionnel pour gérer nos e-mails : envoyer, recevoir, classer et rechercher… puis gérer nos rdv dans l’agenda… pour ceux qui ne sont pas restés au format papier 😉

On constate que ces fonctionnalités sont plutôt bien maîtrisées mais qu’en est-il des autres nombreuses fonctions de ce logiciel ?

Outlook : un outil puissant de Productivité !  

Les fonctions avancées de messagerie et d’agenda mais aussi les fonctions collaboratives d’Outlook apportent un véritable confort mais surtout un gain d’efficacité dans le quotidien professionnel. Nous vous proposons une petite liste – non exhaustive – de quelques fonctionnalités qui selon nous méritent d’être connues et utilisées.

☛ Gestion des mails :

✔ Utiliser les actions rapides,
✔ Utiliser les règles, les dossiers de recherche et les catégories de message,
✔ Mettre un rappel/suivi sur un message,
✔ Création de plusieurs signatures pour les messages et leurs utilisations (y compris comme modèle),
✔ Renvoyer un message avec des notifications,
✔ Rappeler un message,
✔ Archiver sa messagerie,
✔…

☛ Carnet d’adresse :

✔ Créer des listes de distribution (internes, externes),
✔ Partager ses contacts entre collègues,
✔ Accéder aux contacts d’un collègue,
✔ …

☛ Agenda :

✔ Catégoriser les événements,
✔ Rechercher une entrée de calendrier sans connaître la date,
✔ Intégrer les jours fériés,
✔ Mettre en place la confidentialité d’une entrée d’agenda,
✔  …

☛ Tâches :

✔ Catégoriser les tâches,
✔ Se mettre des rappels,
✔ Déléguer une tâche,
✔ Transformer un message en tâche,
✔ Afficher des tâches sur le calendrier et dans l’interface d’Outlook,
✔ …

Outlook : personnalisez vos Règles de Communication !

Et si vous tiriez profit de la mise en place de formations Outlook pour formaliser des règles de communication, en interne comme en externe ?

L’objectif est alors de fournir à vos équipes une charte simple d’utilisation de la messagerie :

• Faut-il répondre à l’envoyeur seulement ou à tous en cas de mail groupé ?
• En copie simple ou en copie cachée ?
• La création et l’utilisation de 2 signatures de mail : l’une plus détaillée avec les coordonnées de l’entreprise, les liens vers le site web et les réseaux sociaux et l’autre, plus simple, destinée à un usage interne ?
• L’établissement de règles sur les objets des messages, sur la police de caractère ou la couleur du texte ? Envoie-t-on plutôt une pièce jointe ou un lien vers un document interne ?
• …

Dans chaque entreprise la charte peut être personnalisée. Ce sont des points que nous validons en amont lors de réunion(s) de travail et qui peuvent donner suite à la rédaction d’une charte officielle remise en formation.

Outlook : Rédigez des mails Efficaces !

En dehors des fonctionnalités logicielles et de la charte d’utilisation, nous conseillons aussi de former aux règles de communication écrite adaptées à la rédaction des e-mails.

• Comment s’adresse-t-on à un.e supérieur.e ou à un.e subordonné.e ? A un client ou à un fournisseur ?
• Quelles sont les formules de politesse à utiliser et dans quels cas ?
• Pourquoi est-il essentiel d’organiser et synthétiser un message mais aussi de formuler un objet précis ?
• Dans quels cas peut-on écrire en majuscules, en gras ou en rouge dans le corps d’un message ?
• …

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Prêt à aller plus loin et faire d’Outlook un outil puissant de productivité et un outil efficace de communication ? Contactez :

📧 fanny.wagner@be-it-formations.com 

📱 03 88 26 26 66

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Quelques chiffres sur l’e-mail :

• + de la moitié de la population mondiale communique par e-mail soit 3.9 milliards de personnes
• 42.2 millions d’utilisateurs en France
• 306.4 milliards d’e-mail envoyés par jour dans le monde
• 1.4 milliards de mails sont envoyés par jour en France